Last Update :
20 May 2025
આજકાલ, ઓફિશિયલ કામ સંબંધિત મોટાભાગનું કોમ્યુનિકેશન ઈ-મેઈલ દ્વારા થાય છે. કદાચ આ જ કારણ છે કે ઘણા લોકોને દિવસભર અનેક પ્રકારના ઈ-મેઈલ લખવા પડે છે. પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખવા સરળ લાગે છે, પરંતુ વાસ્તવમાં તે એટલા સરળ નથી. એક નાની ભૂલ પણ સામેની વ્યક્તિ પર ખોટી છાપ પાડી શકે છે અને ક્યારેક એક નાની ભૂલને કારણે તમે મોટી તક ગુમાવી દો છો. આ જ કારણ છે કે પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખતી વખતે વધારાની કાળજી લેવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. એક પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ તમારા કામ પ્રત્યેના વલણ અને વિચારસરણીને પણ પ્રતિબિંબિત કરે છે.
GSTVની એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરો
જ્યારે તમે પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખી રહ્યા હોવ, ત્યારે જરૂરી નથી કે તમારો ઈ-મેઈલ ખૂબ કંટાળાજનક કે લાંબો હોય. તમારે ફક્ત તમારા મુદ્દાને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે રજૂ કરવો તે જાણવાની જરૂર છે. તો આજે આ લેખમાં અમે તમને પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખતી વખતે થતી કેટલીક સામાન્ય ભૂલો વિશે જણાવી રહ્યા છીએ, જે તમારે ટાળવી જોઈએ.
વધુ પડતા કેઝ્યુઅલ ટોનમાં લખવું
એ વાત સાચી છે કે પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખવાનો અર્થ એક લાંબો અને કંટાળાજનક ઈ-મેઈલ લખવો નથી. પરંતુ આનો અર્થ એ નથી કે તમારે તમારો ઈ-મેઈલ વધુ પડતા કેઝ્યુઅલ ટોનમાં લખવો જોઈએ. આનાથી તમારું વર્તન અનપ્રોફેશનલ લાગી શકે છે. જો તમે ઈચ્છો તો, તમે ઈ-મેઈલમાં ફ્રેન્ડલી ટોન રાખી શકો છો, તેમ છતાં શબ્દોની ગરિમા ન ભૂલશો. શરૂઆતમાં, ચોક્કસપણે શુભેચ્છાઓ જેવા કે હેલો વગેરેનો ઉપયોગ કરો અને ઈ-મેઈલના અંતે આભાર અથવા સાદર જેવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરો.
ખૂબ લાંબો અથવા અસ્પષ્ટ ઈ-મેઈલ લખવો
ઘણી વખત, પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ લખતી વખતે, લોકો નાની વાત માટે આખી નવલકથા લખી નાખે છે. આ ભૂલ ક્યારેય ન કરો. સામાન્ય રીતે લોકો વ્યસ્ત હોય છે અને કોઈને પણ ખૂબ લાંબો ઈમેલ વાંચવામાં રસ હોતો નથી. તેથી, તમારા ઈ-મેઈલને ટૂંકો અને યોગ્ય રીતે સ્ટ્રકચર્ડ રાખવાનો પ્રયાસ કરો. શરૂઆતમાં, સંબોધન પછી તમે સીધા મુદ્દા પર આવો. પછી જરૂરી માહિતી આપો અને અંતે નમ્રતાપૂર્વક ઈ-મેઈલ પૂરો કરો. જો જરૂરી હોય તો બુલેટ પોઈન્ટ અથવા ટૂંકા ફકરાનો ઉપયોગ કરો. આના કારણે, કોઈપણ વ્યક્તિને ઈ-મેઈલ વાંચવામાં વધુ સમય નથી લાગતો અને તે બધી મહત્ત્વપૂર્ણ બાબતો સરળતાથી સમજી શકે છે.
મોકલતા પહેલા ફરીથી ન વાંચવો
ઘણી વખત લોકો ઈ-મેઈલ લખીને સીધો મોકલી દે છે. તેને લખીને ફરીથી વાંચતા નથી. આ એક મોટી ભૂલ સાબિત થઈ શકે છે. ઘણી વખત ઈ-મેઈલમાં જોડણીની ભૂલો, ખોટા નામો અથવા ફાઈલ એટેચ ન થવા જેવી બાબતો થઈ શકે છે. આવી નાની ભૂલો તમને બેદરકાર બનાવી શકે છે. તેથી, પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલ મોકલતા પહેલા, તેને ફરી એકવાર વાંચીને તપાસવાનું ન ભૂલશો. જો તમે ઈ-મેઈલ સાથે કોઈ એટેચમેન્ટ મોકલવાના છો તો તેને પણ ચોક્કસપણે તપાસો.
દરેક વખતે રિપ્લાય ઓલ કરવું
ઘણી વખત લોકો પ્રોફેશનલ ઈ-મેઈલનો જવાબ આપતી વખતે બધાનો જવાબ આપે છે. પરંતુ જો તમારે ફક્ત એક જ વ્યક્તિને જવાબ આપવો હોય તો Reply All પર ક્લિક કરવું એ એક મોટી ભૂલ હોઈ શકે છે. આનાથી બીજા લોકોના ઈનબોક્સ ભરાઈ જાય છે. જ્યારે બધાને માહિતીની જાણ કરવાની હોય ત્યારે જ Reply All કરો.
